Si les sociétés classiques se doivent de disposer d’un extrait KBIS, cela est généralement facultatif pour les associations. Ainsi, il existe d’autres documents qui viennent en remplacement au KBIS pour les associations. De même, certaines associations se voient à des moments donnés obligés de posséder un KBIS. Qu’est-ce qui remplace alors le KBIS pour une association ? On vous répond.
Les pièces qui remplacent un KBIS pour une association
L’extrait KBIS est une pièce qui constitue la carte d’identité des entreprises en général. Cet extrait est toutefois seulement requis pour les structures qui exercent déjà une activité commerciale. De plus, il faut que cette structure soit au préalable, immatriculée au registre de commerce et des sociétés (RCS).
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L’extrait KBIS atteste ainsi de l’existence juridique de telle structure auprès des tiers, une association n’en a donc pas besoin. Pour cause, une association est généralement créée dans un but non-lucratif. Elle n’a donc pas à s’inscrire au registre de commerce et des sociétés.
Pour certifier alors l’existence légale d’une association, il faut simplement que la création de celle-ci soit publiée au journal officiel des associations et fondations d’entreprise — JOAFE. Dans cette optique, chaque fois que l’association décide de prouver sa légitimité et sa légalité, elle n’aura qu’à fournir son témoin de parution au JOAFE. Par ailleurs, il faut remarquer que les associations qui sont déclarées en préfecture font généralement l’objet d’une inscription au RNA, le registre national des associations. Ces associations peuvent également effectuer leur immatriculation au répertoire SIRENE. Ce sont donc là de nombreuses démarches ainsi que plusieurs documents qui justifient de la légalité d’une association au même titre que le KBIS pour une entreprise.
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Le KBIS, une pièce obligatoire pour certaines associations
Bien que le KBIS ne soit pas indispensable pour la majorité des associations, d’autres associations en ont quand même besoin. Ainsi, de par la nature des activités que mènent certaines catégories d’associations, elles ont l’obligation de s’immatriculer au registre de commerce et des sociétés. C’est le cas des associations qui émettent des titres de créance négociables, des obligations… Il en est de même pour les organismes associatifs qui font des opérations de change manuel habituellement.
En conséquence, l’obligation de possession d’un KBIS se limite alors aux structures associatives qui effectuent des activités financières et monétaires. Par ailleurs, c’est une obligation qui concerne également les associations qui pratiquent une activité de gérance-mandat d’un fonds de commerce.
Obtenir un extrait KBIS d’association
Pour obtenir un extrait KBIS d’association, il faut commencer par en faire la demande en ligne. Le site de l’Infogreffe est la plateforme dédiée à cet effet. Il faut donc se rendre sur le site internet de l’Infogreffe puis aller dans la rubrique mise en place pour la demande de ce document.
Ensuite, il faut faire recours au formulaire de recherche dédié pour accéder à la fiche Infogreffe de l’association. Il faudra renseigner la dénomination ou encore le numéro SIREN/SIRET, la famille d’activité… Une fois, cette fiche remplie, vous devez aller dans la partie « Documents Officiels » et cliquer sur l’onglet « Extrait Kbis ». N’oubliez pas de sélectionner le mode de transmission par mail ou courrier et cliquer sur « Terminer la commande ».
Les documents obligatoires pour les associations
S’il s’agit uniquement de certaines associations qui sont soumises à l’obligation de constituer un KBIS, le registre spécial, quant à lui, est obligatoire. Celui-ci désigne un livre qui enregistre les modifications apportées par les dirigeants aux statuts lors de l’existence de l’organisation. Toutes les associations doivent disposer d’un tel document.
Par ailleurs, si la structure engage des salariés, elle doit également se doter d’un registre du personnel. Celui-ci doit comporter les coordonnés des salariés, leur type de contrat de travail et leur ordre d’arrivée au sein de l’association. Le registre du personnel n’est cependant pas obligatoire dans le cas où les salariés sont payés par chèques associatifs. Vous aimez travailler dans des associations ? Vous souhaitez décrocher rapidement un job, quel que soit le poste que vous cherchez ? Alors, vous pouvez consulter les offres emploi métier et ville Hellowork.
Outre cela, les associations ne sont pas tenues de tenir des documents comptables. Cela vient du fait que leur activité est à but non lucratif. Cela ne leur empêche cependant pas de se doter de tels documents. Ces derniers deviennent même obligatoires dans le cas où elles sont agréées, qu’elles sont reconnues d’utilité publique, ou lorsqu’elles bénéficient des subventions de l’Etat.
Enfin, les associations ne sont pas tenues de tenir un registre de réunions de conseil d’administration et d’assemblée.
