Le numérique est présent dans tous les secteurs d’activité. Cette tendance à tout numériser vise à faciliter l’atteinte de l’objectif que s’est fixé l’utilisateur. Dans le secteur de l’éducation, il existe par exemple des espaces numériques de travail et des plateformes qui facilitent le suivi tant aux élèves, aux parents qu’à l’enseignement. Edmodo est l’une des plateformes dont l’expérimentation demeure enrichissante. Le fait d’être surnommé réseau social à but éducatif n’empêche point son utilisation en entreprise. Comment fédérer un groupe en entreprise avec Edmodo ?
Présentez Edmodo au groupe cible
Pour fédérer un groupe en entreprise à l’aide d’Edmodo, il est important que vous procédiez à la présentation de la plateforme aux membres de ce futur réseau. Cette étape aura pour but de leur faire découvrir le dispositif.
Votre présentation doit se dérouler en présence de tous les futurs membres à fédérer. Cette méthode pourrait susciter des questions dont les réponses serviront à tout le monde à la fois. Vous êtes aussi rassuré d’avoir fournir la même information à tout le monde.
Il est important de leur expliquer votre vision et vos objectifs avec cette volonté d’utiliser Edmodo. Il est aussi capital qu’ils y trouvent leur intérêt afin de vous suivre dans votre dynamique. Parlez-leur par exemple de la suppression des réunions physiques et de la diminution de courriels électronique.
Faites des simulations de groupe
L’objectif de la fédération commencera déjà par le contact physique. Après votre présentation, organisez des séances de simulation et de manipulation. L’objectif est de les familiariser avec l’interface de la plateforme. Vous auriez ainsi empêché certains collaborateurs de ne plus avancer d’argument concernant le manque de connaissance d’utilisation d’Edmodo.
Encore plus loin, ces séances feront asseoir les bases de relation collaborative entre les membres. Si vous prévoyez des situations d’évaluation de compétence, il leur faudra communiquer afin de trouver la bonne réponse et au besoin célébrer leur victoire en cas de succès. Il y aura moins de personnes complexées à l’idée de demander de l’aide.
Créez votre compte et invitez vos membres
C’est le moment de vous servir d’Edmondo. Créez le groupe sur la plateforme Edmodo. Assurez-vous de donner au groupe un nom qui reflète le travail à accomplir. Communiquez à vos collaborateurs l’information de la création du groupe et invitez-les à vous rejoindre par leur inscription. C’est de leur propre chef qu’il faudra qu’il manifeste le désir d’intégrer. Soyez attentif et acceptez leur demande d’adhésion.
Discutez des sous-groupes
La première mission, une fois que tout le monde a intégré le groupe sera de procéder à une organisation en sous-groupe. Ce sera la première expérience d’échange que vous aurez avec le groupe. Organisez les sous-groupes suivant les thématiques et faites-y intégrer les membres suivant la conclusion des échanges.
Edmodo, avec sa conception basée sur le modèle du réseau social Facebook offre une interface de discussions privées, sécurisées et fermées aux seuls membres du groupe. Vous pouvez donc communiquer des informations à au groupe via un message et aussi afficher cette information au mur du groupe. A l’aide de ce mur, communiquez sur les objectifs généraux et spécifiques à atteindre. Le mur représente ici le fil d’activité du groupe. Il permet à tous les membres de disposer des informations que vous partagez.
Fournissez de la documentation
Vous pouvez partager avec les membres du groupe tout type de document. Ne vous inquiétez point de la sécurité puisqu’il s’agit d’un groupe fermé. Les possibilités d’interactions ne sont pas uniquement hiérarchiques. Il est donc possible que les membres discutent entre eux et partagent ou travaillent sur un même document au même moment.
La possibilité de stocker en ligne les documents rend ces fichiers accessibles à tout instant et à tous membres. Finis donc les retards de livraison d’un dossier à cause de l’absence à la réunion de celui qui détenait le fichier physique.
Organisez les discussions au sein des équipes
Il est important que le travail à faire nécessite plusieurs compétences. Ainsi, chaque membre se sentira impliqué et aura son mot à dire à chaque étape de l’évolution du travail. S’il faut par exemple discuter d’une question économique en misant sur le facteur environnemental, il devient primordial d’organiser ou d’inciter une réunion virtuelle entre les membres ayant ses compétences dans le groupe.
Vous devez donc veiller à l’organisation de réunions intra et inter équipes. Faites le point des travaux en organisant des séances de récapitulation. Pourquoi ne pas créer un document collaboratif où chaque équipe vient renseigner de l’évolution de ses activités spécifiques. Il peut s’agit de rapport individuel ou de groupe.
Motivez le travail collaboratif
Il est important de rester attentif aux remarques des membres du groupe. Il ne s’agit pas d’un mode de fonctionnement hiérarchisé à la verticale. Du fait de la possibilité d’interaction entre les membres, faites des sondages et tenez compte du retour pour améliorer l’environnement et l’ambiance de travail.
Pour susciter le travail en groupe, déterminez des délais pour l’accomplissement de certaines tâches. Cela mettra un peu plus de pression et garantira l’exécution de la tâche.
Utilisez les fonctionnalités de gestion de tâches
La plateforme Edmodo dispose également de fonctionnalités de gestion de tâches pour faciliter le travail collaboratif. Vous pouvez créer des listes et des tableaux d’affichage qui permettent aux membres du groupe de suivre facilement leur progression.
Le suivi des heures travaillées sur chaque projet est également possible grâce à la fiche horaire. Elle fournit un aperçu rapide du temps passé par chacun sur une mission donnée, ce qui peut être utile pour ajuster les échéances ou répartir plus équitablement les tâches.
Pour les fichiers volumineux échangés entre collègues, l’utilisation des calendriers partagés est recommandée afin que tout le monde soit au courant des événements importants à venir.
Exploitez les outils de suivi de l’avancement du projet
Les outils de suivi de l’avancement du projet sur Edmodo permettent aux membres de l’équipe d’obtenir une vue d’ensemble des différentes missions et tâches qui ont été assignées. Ils disposent également d’un système de notifications pour les informer en temps réel des modifications apportées à un projet ou à une tâche.
Le taggage, autre fonctionnalité phare, est un moyen efficace pour suivre la progression d’une mission. Il suffit simplement de créer un hashtag spécifique pour chaque projet et/ou tâche, puis tous les échanges relatifs à ces derniers seront automatiquement regroupés sous ce tag.
Le tableau Kanban intégré dans le module avancé permet quant à lui une visualisation claire et précise des différents stades (à faire, en cours, terminé) dans lesquels se trouve chaque mission ou tâche. Les collaborateurs peuvent ainsi rapidement identifier où chacun en est par rapport aux objectifs fixés.
