Quand une dépense ne devient pas une charge pour l’entreprise

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Un article de Jérémy Renchy

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Toutes les dépenses enregistrées par une entreprise n’ouvrent pas droit à une diminution du résultat fiscal. Réduire la base imposable à l’IS ou à l’IR n’est pas une évidence : même si certains frais figurent en comptabilité, ils doivent parfois être exclus du calcul fiscal via un « réintégration extra-comptable ».

Déductibilité des charges : les critères à respecter

Pour qu’une dépense soit admise en déduction, trois critères s’imposent :

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• L’engagement doit s’inscrire dans l’intérêt direct de l’activité, ou relever de la gestion normale de l’entreprise.
• La dépense doit être justifiée, réelle et répondre à un objectif professionnel précis.
• Elle doit concerner l’exercice comptable sur lequel porte l’imposition.

Dépenses expressément exclues de la déduction fiscale

Voici plusieurs catégories de frais qui restent à la porte de la déduction :

• Dépenses personnelles : les loyers d’habitation à usage privé ou les vêtements sans lien avec l’exercice professionnel ne sont pas pris en compte.
• Agios bancaires de l’entrepreneur individuel (IE) : si le découvert résulte de dépenses sans rapport avec l’activité, ces frais sont écartés.
• Impôts : ni l’impôt sur les sociétés ni l’impôt sur le revenu ne peuvent être retirés du résultat.
• Taxe d’habitation : elle concerne directement le dirigeant, et ce, même si le bien est mis à disposition de l’entreprise.
• Pénalités et amendes : les sanctions fiscales, intérêts de retard ou majorations ne sont jamais admises en déduction.
• Infractions routières et amendes pénales : ces sommes restent à la charge du contrevenant.
• Dépenses somptuaires : les frais liés à la chasse, à la pêche, à l’acquisition ou la location de résidences de loisir, de yachts ou à leur entretien sont systématiquement exclus.
• Véhicules de tourisme : la réglementation précise deux points supplémentaires :

• Amortissement des voitures particulières : seule la part du prix d’achat inférieure ou égale à 18 300 euros est admise ; pour les véhicules polluants (plus de 200g CO2/km), le plafond tombe à 9 900 euros.
• Pour les contrats de location longue durée, seule la part du loyer correspondant à l’amortissement sur la base de ces mêmes plafonds est retenue.

• Charges sociales des indépendants (RSI) : le CRDS et une partie de la CSG ne sont pas déductibles.

Dépenses admises sous certaines conditions

Quelques postes de charges peuvent être soustraits au résultat, à condition de respecter des règles précises :

• Frais de transport domicile-travail : ces coûts sont acceptés si le trajet reste dans la limite de 40 km. Au-delà, il faut prouver que l’éloignement s’impose, sans que cela relève d’un choix personnel.
• Frais de repas : ils sont pris en compte si la distance ne permet pas de rentrer chez soi pour déjeuner. Seule la part dépassant le coût d’un repas à domicile, sans excéder un plafond, est retenue.

Voici les repères pour l’année 2013 :

En pratique, si le repas coûte 7,50 €, seule la différence avec le prix d’un repas à la maison, soit 2,95 €, peut être déduite. Si le coût dépasse 17,70 €, la déduction reste protégée par le plafond de 13,15 €.

L’ensemble de ces frais doit s’appuyer sur des justificatifs solides, comme des factures.

• Loyer de biens immobiliers appartenant à l’exploitant : le loyer versé pour un bien détenu en propre peut être déduit, mais seulement s’il correspond à un niveau de marché et que le montant est déclaré en revenus fonciers.

Ce panorama montre que la frontière entre dépense admise et charge rejetée n’a rien d’anodin. La fiscalité d’entreprise ne laisse que peu de place à l’improvisation. Entre le justificatif qui manque, la dépense mal qualifiée ou le plafond dépassé, la vigilance reste de mise. En matière de charges, la ligne est parfois fine : savoir la lire, c’est déjà faire un pas vers la sérénité lors du bilan annuel.