Comment préparer vos documents pour une réunion ou une présentation

Que ce soit pour l’exposé d’un rapport professionnel à des collègues, la tenue d’un discours d’ouverture à l’occasion d’une conférence, la présentation des résultats d’une recherche scolaire, académique et autres, bien se préparer est fondamental.

Une présentation mal conçue éloigne votre public de ce que vous tentez d’expliquer. Alors, quelles sont les meilleures astuces qui rendent une présentation captivante?

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Voici 6 conseils utiles à privilégier lors de la conception de vos prochaines présentations.

1. Pensez à votre public cible

En créant votre document de présentation, posez-vous d’abord cette question: qui sera présent lors de votre exposé? Faites tout le nécessaire pour l’adapter aux goûts et aux attentes de votre public cible.

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Un rapport ou un travail destiné à être présenté à vos collègues ou aux professionnels d’un même corps de métier ne peut être conçu de la même façon que celui adressé à une population hétérogène. Dès lors, choisissez un vocabulaire adapté et accessible au plus grand nombre et proposez un contenu captivant.

Par ailleurs, notez que l’humour peut aussi aider à alléger une présentation. Mais en l’utilisant, soyez pertinent et ne tombez pas dans l’exagération au risque de passer à côté de l’objectif de votre travail. Vous devez garder le contrôle de la situation et montrer à votre public que vous maîtrisez la présentation.

2. Appliquez la règle 5/5/5 ou tout simplement moins de texte sur les diapositives

En concevant un fichier de type PowerPoint (PPT), certaines personnes pensent qu’il faut nécessairement insérer toutes les informations qui sont à leur portée. Or, en surchargeant vos diapositives, elles peuvent perdre en termes d’esthétique, être encombrées et difficiles à assimiler.

La conséquence première sera que l’auditoire va être contraint de plisser les yeux pour savoir ce qui est écrit sur votre écran.

C’est pourquoi il faut éviter de submerger l’esprit de votre public avec de longs textes. Montrez des diapositives courtes. Soyez précis, concis et pertinent.

Dans une telle approche, vous pouvez utiliser la méthode suggérée par les experts: la règle 5/5/5 qui renvoie à:

• pas plus de 5 mots par ligne de texte;
• pas plus de 5 lignes de texte par diapositive;
• pas plus de 5 diapositives contenant plusieurs textes à la suite.

Aussi, le jour de votre présentation, évitez de faire une lecture linéaire du texte à haute voix. Vous devez uniquement vous focaliser sur les idées principales, les mots-clés et les points de discussion du texte de votre diaporama. Cela permet de susciter un engagement auprès de ceux qui vous écoutent.

3. Ne surchargez pas votre présentation avec des visuels

La réalisation d’une belle présentation impose aussi l’usage de supports visuels. Dans l’idéal, vos images doivent:

• être de qualité;
• transmettre des informations plus rapidement;
• aider l’auditoire à se souvenir facilement de votre exposé.

4. Insérez moins d’animation dans votre présentation

Dans un fichier PowerPoint, vous pouvez zoomer chaque lettre de chaque paragraphe si nécessaire. Vous pouvez aussi créer des animations, des transitions dans vos textes, vidéos, photos et images.

Cependant, il faut éviter de recourir aux animations et transitions compliquées afin de ne pas alourdir la présentation et dévier l’attention de votre audience.

5. Optez pour des couleurs et des polices lisibles

Un texte doit être facile à lire et esthétique et cela passe avant tout par le choix des polices. Il existe des polices conventionnelles à privilégier pour certains travaux de recherches, comme Time New Roman, Arial, Abril. Dans certains cas, elles sont imposées à l’avance.

Par ailleurs, le choix des couleurs est aussi un aspect à prendre en compte. Idéalement, le contraste entre les couleurs du texte de la présentation et l’arrière-plan doit être élevé. Cela rend le document plus lisible pour les personnes situées dans le fond de la pièce le jour J.

La couleur parfaite pour une meilleur lisibilité du texte est le noir sur blanc. Par contre, évitez le jaune sur blanc, car ce contraste est très mauvais pour les yeux.

Aussi, choisissez une taille de police suffisamment grande pour pouvoir être lisible dans des grandes salles.

6. Choisissez un format de présentation adapté

Le format PPT fait partie des plus utilisés lorsqu’il s’agit de créer une présentation PowerPoint. Le format de fichier PDF est quant à lui à privilégier pour être lisible depuis n’importe où. L’idéal est donc de conserver une copie de son travail au format PDF puis d’utiliser une convertisseur PDF en PPT. Pour cela, il suffit de:

• Sélectionner le fichier PDF à convertir ou le téléverser depuis votre PC.
• Lancer la conversion de PDF en PPT
• Télécharger le fichier obtenu dans votre ordinateur ou vous connecter pour le partager en ligne.

En résumé

Une présentation est plus intéressante et puissante lorsque:

• Le contenu résonne avec votre audience cible;
• les diapositives sont peu encombrées par des textes;
• les couleurs, les polices, les effets et les images sont bien lisibles et/ou visibles;
• le format sélectionné est optimal.