Les documents établis et reçus par une entreprise doivent être bien conservés. C’est là qu’on parle d’archivage de documents, mais vous le savez bien : cette tâche demande une bonne organisation et une certaine rigueur dans le rangement et le classement. Dans cet article, nous allons faire le point sur l’archivage ainsi que les solutions pour un archivage réussi.
Plan de l'article
L’importance de l’archivage des documents d’entreprise
Une entreprise doit accorder une importance capitale à ses documents. L’archivage ne doit pas être vu uniquement comme une contrainte légale à respecter, car elle comporte bien des avantages pour l’entreprise. Cette démarche assure l’intégrité physique de ces dits documents, leur confidentialité, leur accessibilité ainsi que leur traçabilité.
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Il ne faut d’ailleurs pas oublier que même archivé et avec le temps, le document garde sa valeur probatoire. Un bon archivage, notamment des documents physiques, s’accorde avec quelques contraintes administratives, techniques, légales et réglementaires.
Il ne faut d’ailleurs pas oublier que quand on dit « archivage physique », ceci ne se limite pas uniquement à une simple conservation des documents. Précisons d’ailleurs que la conservation doit se faire dans de bonnes conditions pour éviter toute perte ou dégradation des documents. L’archivage physique comprend également le traitement des documents de leur création jusqu’à leur destruction ainsi que leur accessibilité pour pouvoir les consulter et les restituer au moment où on en a besoin.
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L’archivage interne, une possibilité
Ces archivages d’entreprises peuvent très bien se faire en interne. Ceci nécessite en premier lieu un espace dédié. Vous n’allez quand même pas placer les documents de l’entreprise à l’entrée ou dans un endroit non sécurisé. L’espace d’archivage doit être non seulement sécurisé.
L’environnement doit également être dans de bonnes conditions de températures et d’hygrométrie pour conserver correctement vos documents. Il faut aussi s’arranger à ce que l’espace soit le plus sécuritaire possible. Ceci dit, il faut prévoir des dispositifs de protection contre les effractions et les incendies.
Tout le personnel de l’entreprise ne peut pas non plus se mettre à cette tâche d’archivage. Pour bien organiser ses archivages d’entreprise, il faut engager une personne avec des connaissances spécifiques. Elle saura mettre en place une bonne méthode de classement et d’indexation.
L’archivage externe, une solution simple et pratique
Si vous n’avez pas d’espace dans vos locaux ou si les lieux ne remplissent pas les conditions pour un bon archivage, il serait judicieux de prendre un local archives. Vous pouvez également y penser si vous avez un volume important de documents physiques à entreposer. Vous avez compris : le local archives est un espace spécifiquement dédié au stockage et à la préservation optimale des documents.
Il est proposé par un prestataire externe appelé tiers archiveur ou prestataire expert en archivage. Ce dernier pourra mettre à votre disposition un local adapté à vos besoins et il peut aussi vous proposer des services liés à un archivage optimal. Ceci dit, en confiant l’archivage de vos documents d’entreprise à un prestataire externe, vous pourrez vous concentrer sur votre activité principale.
