Le siège de domiciliation d’une entreprise présente aussi bien des avantages que des inconvénients plus ou moins considérables selon la nature de l’entreprise, son activité et sa taille. Dès lors, bon nombre de dirigeants s’interrogent sur le lieu où domicilier leur entreprise. Ceci, afin de se montrer plus professionnel ou atteindre plus de nouveaux clients. Dans cet article, nous allons vous donner des astuces pour installer le siège social de votre structure.
Le siège social : Un choix stratégique
L’adresse de domiciliation est un point cumulant pour l’image de la marque, puisqu’on la mentionne sur le site internet et l’ensemble des documents commerciaux. Une entreprise ayant choisi pour une domiciliation à Paris surtout dans un quartier prestigieux est vue d’emblée comme étant qualitative et sérieuse auprès des partenaires et clients. Il l’est également dans l’optique d’empêcher les procédures de changement d’adresse. L’idéal est d’opter pour un siège social qui correspond à l’image de votre marque, et autour de laquelle vous envisagez vous lancer sur une longue période.
Domicilier l’entreprise au domicile personnel du dirigeant
Si vous êtes un locataire disposant d’un bail à usage d’habitation, vous avez pouvez siéger votre entreprise chez vous sauf si un règlement de copropriété ou une disposition contractuelle du bail l’interdise. Au cas où il s’agit d’une société SARL ou SAS, seul le domicile de l’instigateur peut être considéré comme adresse de domiciliation et non celui d’un associé. Si une disposition s’y oppose, on conseille tout de même de domicilier votre société à la maison durant 5 ans au maximum et sans aucune restriction sur la durée lorsqu’il s’agit d’une entreprise personnelle. Il faudra avertir le propriétaire en lui adressant une lettre avec la mention accusée de réception. Dans l’optique où aucune clause ne vous l’interdise, vous pouvez siéger votre entreprise à domicile sans restriction sur la durée, peu importe le statut juridique.
Domicilier l’entreprise dans un local propre
Si en tant que dirigeant, vous avez la capacité de louer un local ou en posséder un, vous pouvez en faire le siège social de votre entreprise. S’il s’agit d’une location, il est important de veiller à ce que les dispositions prévues dans le contrat du bail permettent de définir le local comme l’adresse de domiciliation de la structure. Pour un logement appartenant au dirigeant, il faudra vérifier que les règlements de l’urbanisme ne s’y opposent pas. Opter pour un local propre comme siège social de son entreprise offre des avantages considérables. Cela permet d’avoir un contrôle total sur la direction et faciliter le traitement des documents administratifs. Vous avez aussi la possibilité d’accueillir vos partenaires et clients dans un cadre sain et aménagé, ce qui est grand atout pour l’image de votre marque.
Domicilier son entreprise dans les locaux d’une autre entreprise ou dans un espace de coworking
L’entrepreneur a la possibilité de considérer les locaux d’une autre entreprise comme son siège social. Cette optique dispose de pas mal d’avantages. Entre autres, les frais sont généralement partagés entre les entreprises. La structure qui vient héberger l’adresse de domiciliation va sans doute louer une partie des locaux pour ses activités. Cela offre presque les mêmes atouts qu’une domiciliation dans son propre local en ce qui concerne l’accueil des clients et partenaires. Autre chose, c’est que si vous hébergez avec une entreprise de renom, vous pouvez hériter indirectement de l’image de la marque de l’autre entreprise. Pour ce qui est de la domiciliation de l’entreprise dans un espace de coworking, il faut noter cette offre est soit gratuite ou payante. Toutefois, il est important de savoir qu’on occupe fréquemment les espaces de coworking pour une durée transitoire. Cela peut créer des problèmes pour y siéger vu que vous ne pouvez pas y rester pendant longtemps.
Les avantages et inconvénients de chaque option de domiciliation
Avant de prendre une décision sur la domiciliation de votre entreprise, il faut examiner chaque option. Pour le choix du domicile chez soi, vous pouvez bénéficier d’une économie des coûts considérable. C’est un avantage qui ne peut pas être ignoré pour les entrepreneurs en phase précoce ou ceux ayant un budget limité. En revanche, travailler depuis son lieu d’habitation peut causer des problèmes avec l’environnement familial si celui-ci n’est pas bien organisé.
Dans le cas où vous utilisez une boîte postale comme adresse de domiciliation, cela permettra à votre entreprise de conserver la confidentialité concernant son adresse officielle. Il faut savoir que certains endroits proposent aussi ces services moyennant finance.
Le recours aux centres d’affaires reste l’un des moyens idéaux pour se doter rapidement d’une adresse professionnelle sans avoir à justifier aucun bail ni cautionnement au propriétaire du bâtiment dans lequel ils sont implantés. Ils peuvent aussi offrir plusieurs services supplémentaires tels que des salles de réunion équipées ainsi qu’un personnel dédié pour répondre au téléphone et accueillir vos clients en votre nom.
La domiciliation dans les locaux d’une autre entreprise ou dans un espace coworking dispose aussi de ses avantages comme : partager les frais avec une autre entreprise ; augmenter sa crédibilité auprès des partenaires commerciaux ; profiter des installations communes telles que l’accueil physique (standard), internet haut débit, etc. Mais elle entraîne néanmoins quelques limites comme : le manque d’espace personnel si l’on souhaite développer son entreprise ; la difficulté à conserver la confidentialité des informations de l’entreprise. Il revient donc à chaque entrepreneur d’étudier les différentes options, afin de choisir celle qui conviendra le mieux aux besoins et aux objectifs de leur entreprise.
Les démarches administratives à effectuer pour domicilier son entreprise
Les démarches administratives à effectuer pour domicilier son entreprise dépendent du choix de l’emplacement. Si vous choisissez de domicilier votre entreprise chez vous, il faudra contacter la mairie pour obtenir une autorisation de domicile et avertir le fisc. Si vous préférez opter pour une domiciliation commerciale, il faudra se rendre dans un centre d’affaires ou chez un prestataire spécialisé en domiciliation commerciale afin de signer un contrat. Le prestataire fournira ensuite tous les documents nécessaires tels que le certificat de domiciliation.
Toutefois, si votre choix se porte sur une location immobilière, il est nécessaire d’obtenir l’accord écrit du propriétaire avant tout engagement. Pensez à bien réaliser toutes les formalités auprès des organismes compétents comme la Chambre des Métiers et/ou la Chambre du Commerce dont dépend votre activité.
Pensez à bien différentes démarches administratives telles que celles relatives aux impôts fonciers, aux cotisations sociales ou encore aux différents registres légaux relatifs à votre statut juridique (Registre National des Sociétés par exemple).
N’hésitez pas à faire appel à un expert-comptable qui saura non seulement vous conseiller sur les bonnes pratiques mais aussi prendre en charge certaines démarches comme celle liée au Registre National des Sociétés.
Choisir où domicilier son entreprise est une étape cruciale qu’il ne faut pas négliger car elle impactera directement le fonctionnement quotidien ainsi que la visibilité de votre entreprise.
