Le tampon est devenu un accessoire indispensable au sein de l’entreprise, même s’il n’est pas très bien exploité par certains professionnels. Pour ces derniers, il n’est qu’un outil d’authentification dicté par les bonnes pratiques dans le monde du business moderne. Et pourtant, il est vraiment possible d’améliorer sa gestion grâce à cet outil, qu’il s’agisse de tampon standard ou de tampon spécialisé. Nous allons justement vous expliquer comment.
Plan de l'article
À quoi sert un tampon encreur pour l’entreprise ?
Utilisé depuis des centaines d’années, le tampon encreur, comme les modèles que l’on peut trouver sur https://otypo.com, avait surtout un rôle d’authentification, que ce soit à la cour royale, dans les bureaux de l’administration ou des entreprises. On le retrouve par exemple dans les documents commerciaux, contenant généralement un nom, un logo, une adresse et d’autres informations de contact. Cependant, ces dernières années, le tampon est devenu un élément important de la communication de l’entreprise, vis-à-vis de ses partenaires externes.
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Mais l’utilisation des tampons est aussi une manière d’améliorer sa gestion. Outre le rôle d’authentification, l’utilisation de tampons personnalisés permet d’accélérer grandement les procédures. Comme nous allons le voir dans le prochain paragraphe, le tampon peut notamment servir de plusieurs manières.
Différentes manières d’améliorer sa gestion grâce aux tampons
Utiliser les tampons à mentions standards
Il s’agit surtout d’utiliser les tampons de type « Payé », « Livré », « Reçu », etc. Mine de rien, ces tampons facilitent grandement les procédures internes ou externes de l’entreprise. Pour un employé chargé de recevoir de nombreuses personnes par exemple, l’utilisation des tampons à mention standards accélère la procédure. Puisque le temps passé avec chaque personne est réduit, la formation de longues queues trop fréquemment pourrait être évitée par exemple.
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Bien gérer les dates grâce aux dateurs
Un dateur est un tampon qui affiche une date. Il suffit de bien la régler tous les matins et il peut vous servir pendant toute la journée. En effet, la possibilité d’ajouter une date à un document assez facilement est un atout pour une bonne organisation. Il est ainsi plus facile de se retrouver chronologiquement, même avec une pile de documents. C’est pourquoi il est conseillé d’abuser de ce type de tampon personnalisé.
Bien ordonner ses documents grâce à un numérateur
Un peu dans le même ordre d’idée, il est aussi possible de bien organiser ses dossiers grâce à un numérateur. En réalité, ce type de tampon est assez récent, mais commence à devenir courant dans les entreprises. Le principe est assez simple : dès que vous utilisez le tampon en appuyant dessus, une nouvelle valeur s’affiche par incrémentation. Chaque document aura ainsi un numéro différent qui suit le précédent. De quoi organiser soigneusement vos archives.
S’authentifier grâce aux tampons
Au lieu d’écrire votre nom en entier, la possibilité de le faire grâce à un tampon permet aussi de gagner beaucoup de temps. Un tampon comportant un nom et un titre permet d’identifier par exemple la personne qui a reçu le document. Il peut même faire office de signature si le règlement interne de l’entreprise le prévoit. Il permet ainsi d’engager la responsabilité d’une personne, dans le bon sens du terme.
Accélérer les procédures grâce à des tampons personnalisés
Pour illustrer ce passage, prenons un exemple très simple. Imaginez la phrase : « Moi, Alex Durand, ai reçu ce document le 14 octobre 2021. Je l’ai lu en entier, je l’ai pris en compte et je donne mon aval pour la suite de la procédure. Je recommande de le passer tout de même en révision, car j’y ai remarqué des fautes ». Et la personne va signer par-dessus son texte. Ce texte qui lui a pris quelques minutes peut en réalité être remplacé par un tampon personnalisé. Il applique le tampon, il donne son nom, il choisit dans une liste de deux ou trois lignes précédées d’une case à cocher l’issue possible du document et il signe. Cette seconde solution ne lui prend que quelques secondes.
Se faciliter la vie en extérieur avec un tampon de poche
La vie de l’entreprise se poursuit aussi en extérieur, auprès des partenaires ou des clients par exemple. Partout, le représentant de l’entreprise peut avoir besoin de signer et d’authentifier des documents. Pour éviter de s’encombrer avec un gros tampon, il peut utiliser un tampon de poche personnalisé. La plupart d’entre eux sont si petits qu’ils ne sont vraiment pas encombrants. Certaines se tiennent par exemple dans le capuchon standard d’un stylo.
